共有している書類を人数分コピーするのは大変な手間と時間、コストが掛かります。
大量にコピーするとコストが掛かるし、書類の貸し借りであれば、使いたい時にすぐ手元に書類が無いかも知れない。
電子化した書類であれば、データを共有して使いたい時にすぐプリントや閲覧が出来ます。